朝陽科技大學文書處理與檔案管理作業要點

八十三年九月六日訂定

壹、文書處理程序一般原則：

一、本校之文書作業，均按照同一程序集中於總務處文書組處理。

二、為實際業務之需要，採用收發文同號或收發文檔案同號辦理為原則。

三、公文之機密性、時間性、重要性依左列區分，以作為公文處理作業之依據：

（一）公文之機密性分為：絕對機密、極機密、機密、密四種。

（二）公文之時間性分為：最速件、速件、普通件三種。

（三）公文之重要性分為：極重要、重要、普通三種。

四、文書除各種報表、簿冊及附件譯文，得採由左而右之橫行格式外，一律應用由右而左之直行格式。

五、文書處理過程中之有關人員，均應於文書適當位置蓋章或簽名，並註明時間(例如八月二十日十六時，得縮記為08.20)，以明責任。簽名必須清晰，

16.00

以能辨明為何人所簽。

六、在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日、夜規則之規定辦理。

七、文書處理作業程序如下：

貳、收文處理：

一、公文收發應用公文登記表規定如下：

（一）甲表—為白色，由收發登記員保管，置於登記櫃內，為公文查詢之主表，在辦理時間按查詢日期催查及紀錄公文處理各項進程，以代替單位送文、送會、移交、陳核、交繕、送稿簿冊之用。

（二）乙表—為淡黃色，由收發登記員保管置於登記櫃內，代替收文簿查詢公文之用。

（三）丙表—為淡紅色，在辦理過程中附於公文上，為承辦員及各級主管查考預定結案日期之用，俟公文發出後，交由承辦員過錄承辦案件登記簿後銷燬之。（註：公文登記表保管年限規定為：甲表十年、乙表六個月、丙表隨時銷燬。）

二、收發登記填寫公文登記表，應依下列規定辦理：

（一）總收（發）文號欄：填寫總收文號碼索引簿所編定之總收發文號。

（二）要旨欄：摘錄來文「主旨」精義，力求簡明扼要，如係機密案件則填寫「密」字。

（三）來（受）文者欄：填寫來（受）文機關名稱或人名。

（四）來（受）文日期及附件欄：登記來文年月日時及附件數，必要時填寫附件簡稱，不得填寫「如文」。

（五）來文字號：照原來文所註之字號填寫，原來文無字號者，應在欄內劃一「o」。

（六）登記桌欄：填寫承辦單位之名稱。

（七）總收文日期欄：填寫總收文登記之年月日時。

三、承辦員收到收發登記員分辦文件、應依下列規定辦理：

（一）預定結案日期欄：預定答復或辦完日期，（包括查案、擬辦、會簽（稿），陳核及繕發等。

（二）承辦員簽名欄：由收辦者簽名或蓋職名章（如二人以上共同辦理時，應共同簽名）。

（三）備考欄：註明「本件未結案」或「己結案」等。

（四）承辦員收到登記員分辦文件，應將甲、乙、丙表簽收發退還收發登記員存辦。

（五）登記表數字一律用阿拉伯數字填寫，除預定結案、發文、結案日期外，其餘收到、交繕、改分、移交等日期均應註明月日時。

（六）各單位承辦人員處理公務應備承辦案件登記簿登記之。

四、總收文作業按簽收、拆驗、分文、編號登記等程序處理：

（一）簽收：

1.凡收到公文或函電、應就送件簿查對點收、並就原簿註明收到時間蓋戳退還，如無送件簿者，填給文件收據。

2.總收文收件時應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同送件人於送件簿（單）上註明退還或拒收。

3.單位或個人特送之申請案件，應先檢視是否符合規定，如手續不全應指導其補齊後再行簽收。

4.在辦公時間外（星期日及例假日）遇有公文收受，應由值日人員按照值日、夜規則之規定辦理。

（二）拆驗：

1.收發文人員收到文件拆封後，如為機密件或書明親啟字樣之文件，應用密件送文簿登記後送由校長指定之密件處理人員或收件人收拆，如為普通件應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封保留註明外，應以電話或書面向原發文機關查詢。

2.機密文件經校長指定之處理人員拆封後，如須送收發文登記者，應在原文上加註：「本件陳奉親拆」或「本件由ｏｏ單位」拆封」以資識別。

3.應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱？如相隔時日較長時應在文面註明收到日期。

4.公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內附件欄內簽章證明。

5.附件應不與公文分離為原則，由收發文人員裝訂於文後隨文附送，附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明ｏｏ號附件字樣。

6.來文如有誤投應退還原發文機關，其有時間性者代為轉送並通知原發文機關。

7.收受外文文件應由指定擅長外文人員譯出主旨後，收發文單位用送件簿登記後送交主辦單位處理。

（三）分文：

1.收到文經拆驗後，應視來文內容，認定承辦單位就原文右上角加蓋承辦單位戳（戳記由文書組刻裝）。重要來文有列管必要者，先送主任祕書或其他指定人員列管。

2.校長交下文件應即分文編號登記，並於原文右上角及公文登記表上蓋「ｏｏ交下」戳記。

3.來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

4.來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示分送承辦單位，如認有及時送必要者，應同時影印分送。

（四）編號登記：

1.來文完成分文手續後應以號碼索引簿為編號簿編一編列字號，每年從第一號開始順序編列，年中間如遇任何更動時，其編號仍應持續不另更換。

2.在來文正下方適當位置應加蓋編號戳（格式如下）編號。

ｏｏｏ朝（　　）字第ｏｏｏ號

　　．．．．．．．６公分．．．．．．．

　 <註：用第二號“正楷刻製”年月日用阿拉伯活動數字外加線邊。>

3.承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。

4.個人申請案件，收發人員應在公文登記表甲、乙兩表上方正中加蓋「個人申請案件」戳記。

5.下列文件不予編號，應另登送件簿送承辦單位辦理。

（1）各種定期及例行表報。

（2）通報及知會之文件。

（3）機關首長私人往來之文電。

（4）邀請參加紀念性集會之文件。

（5）贈送書刊及資料之文件。

6.公文書之陳核（判）過程中，視其速別，使用公文夾，但以一文一夾為原則。

（公文夾用較厚且較堅韌之紙張印製）。

紅　色：用於急速件文件必須從速處理完畢之案件。

黃　色：用於機密文件。

藍　色：用於普通文件。

橘黃色：用於會辦案件。

7.其他有關文件書核擬、公文製作……等請由各處、館、室、中心自行適當處理。（如擬辦稿、協調、陳核……等）

8.文件之遞送除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上下午分批遞送為原則。

參、發文處理﹕

一、總收發文人員對送發文件，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。

二、承辦單位辦理之極機密公文，應由承辦人員照原編收文號碼自行填註字號封固送發。如屬創稿之極機密公文，應由承辦發文單位向收發人員提號辦理。

三、發文冠自，除沿用收文冠字外，應冠承辦單位之代字，並分別加中華民國曆年月日及字號發文編號戳(格式)。例如：教務處發文即以冠(教)字—(86)朝教字第ｏｏｏ號)。

．

２ 中華民國八十六年八月ｏ日

公

分 (86)朝字第ｏｏｏ號

．．．．．．．6公分．．．．．．

<註一﹕以不超過公文紙發文日期及字號欄為原則，用正楷字刻製。>

<註二﹕發文董事會時用(86)朝董選字第ｏｏｏ號(與上列格式相同)。>

四、對外行文，應由收發人員統一辦理編號、登記、封發、歸檔手續，但其第二、三層主管逕行處理之事項，則由各單位逕行編號登記封發。

五、封發公文應依下列規定辦理：

（一）對同一收文機關之發文，除最速件提前封發外，其餘在處理期限內得併封發出。

（二）密件、速件公文應按文稿註明區分之密等或速別，於封套上加蓋戳記。但機密文件應另加外封套，定有期限公文加蓋「本件有時間性」戳記，開會通知加蓋「開會通知提前拆閱」。

六、發文附件應依下列規定辦理：

（一）發文附件除隨文之繕發及可隨文裝訂之附件，由收發人員辦理封發外，其不能隨文裝訂之附件，由承辦單位負責個案封固、加蓋「封訖」戳記，於封面註明受文者後送發。

（二）重要附件(現金、支票、匯票、貴重物品…等)應由承辦單位檢齊封固、封面書明附件名稱、數量，封口加蓋經手人印章或火漆印，隨同文稿交發。

（三）附件另郵應在公文之附件欄加概「附件另郵」章戳，並於附件封面右下角書明「某號之附件」同時發郵。

（四）附件為重要包裹應以防水之紙張或塑膠製品等包裝後，並布包線縫，書明收件地點，機關名稱。

七、繕打：

（一）判行待發之文稿應注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註後登錄公文繕校登記簿（可省略）交付繕打印。

（二）凡機密性及重要性之文稿應指定專人負責繕打印。

（三）收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫預計無法依限辦妥者，應向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明以明責任。

（四）對外行文應一律使用統一規格之公文紙，對內部單位行文可用白報紙打印：如屬例行公文，則儘量用表格式或定型稿。

（五）繕打人員對文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句，不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。

（六）繕打文件應力求避免獨字成行、獨行成頁。預有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。

八、校對：

（一）公文繕打印完畢後應由校對人員負責校對，校對人員應注意繕抯公文之款式、內容、標點符號，與原稿是否相符。發現繕打印之文件有嚴重錯誤時，應退回重新打繕，如無關重要者得退回改正後在改正處加蓋校對章。

（二）加發副本者除在「副本收受者」欄分別填寫副本各單位外，另在公文右上角加蓋「副本」戳記，並註明副本收受單位。

（三）機密及重要文件，應指定專人負責校對。

（四）公文校對完畢應先檢查行文之單位相符及條件是否齊全後，在於文稿末端加蓋校對章並將文稿送監印人員用印。

九、蓋印及簽署：

（一）任何文件非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。

（二）本校印信應由機關首長指定監印人員負責保管，不使用時應鎖於保管櫃內，如有遺失或誤用情事，由監印人員負完全責任。

（三）監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：

1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、契約及其他依法規定應加蓋印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。但印信不可蓋在中華民國上面，所謂「齊年蓋月」就要蓋在「國」字下面，意在對國家之崇敬。

2.呈：用機關首長全銜、姓名、蓋職章。

3.函：上行文署用首長職銜、姓名、蓋職章。平行文及下行文蓋職銜章簽字章。

4.書函：由發文單位署名蓋章或蓋章戳。

5.簡便行文表及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文蓋機關或主辦單位條戳。

6.機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項對外行文時，由單位主管簽名蓋單位主管職章或蓋條戳。

7.機關首長出缺或因故不能視事由代理人代行首長時，其機關公文除署首長姓名註明出缺或不能視事事由外，應由代行人附署職銜姓名於後，並加註「代行」二字。

（四）公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應蓋用騎縫章。文件經蓋印後由監印人員在原稿正面加蓋已用印信章戳以資分明。

（五）不辦文稿之文件如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後始予蓋用印信。

十、公文郵寄應依下列規定辦理：

（一）郵寄文件應先過磅登記，於上午送郵。最速件以限時專隨時送郵，並登記郵資日報表（格式如下）。

（二）郵寄公文應於公文封之發文字號欄內，逐一詳列公文封內裝之公文號碼，供受文機關點收之依據。

（三）出後其所有原稿及附件，應加整理複寫歸檔逕送管檔人員點收。

十一、公文稽催：

（一）公文稽催的作用與目的：督促各級主管及承辦人員加速處理公文，提高行政效率及確保公文能於規定的期限內迅速辦出，並於公文處理流程中隨時發現瓶頸所在，以便檢討改進。

（二）公文處理時限基準﹕

1.最速件隨到隨辦。

2.速件不超過三天。

3.普通件不超過六天。

4.限時公文法令定有時限的事項，依限辦理。

（三）公文因案情繁複需展期辦理時，應視申請展期天數，區分核准權責，由各單位自行規定，但展期超過一個月以上者，須經首長或幕僚長核准。

（四）公文處理時限計算標準﹕

1.簽復案件—自總收文之次日起至發文之日止（包括會稿、會簽時間），所需天數扣除例假、紀念節日，為實際使用天數。

2.彙（併）辦案件—自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止。

3.創稿案件—如係交辦，以交辦之日起算：如係會議決定，以會議紀錄送達之日起算：如係先簽後辦，以送簽之日起算：如係直接辦稿者，以辦稿之日起算。

4.公文經簽擬核定後由稽催單位登記銷號需繼續辦理或未結案暫存公文應列管追蹤稽催。

（１）對超過處理時限，仍未簽辦或送會逾時的公文，由稽催單位填具催辦單向承辦單位催辦。

（２）承辦單位接獲催辦單後，應立即或在一定期間內簽復，並立即簽辦（或核會），如仍不簽辦又不將延辦理由答復時，應由稽催單位簽報上級。

十二、章戳：

印信章戳之使用，除印信應依規定辦理外，其因處理文書需要，得依照左列規定自行刊刻章戳，分交各有關單位或人員妥善使用之。

（一）章戳：木（角）質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或宋體字，刻機關（單位）全銜。於書函簡便行文表、開會通知單等用之。

（二）簽字章：木質或用橡皮刻製，依機關首長、幕僚長等之親筆簽名刻製，對外行文時用之。

（三）校對章：角質用篆字、隸書或正楷、刻機關全銜或簡稱，並加「校對章」字樣，於文書校對或改正時用之。

（四）鋼印：鋼製、圓形刻鑄機關全銜（並得刻鑄機關全銜之英文名稱），其圓周直徑以不超出五公分為限，於職員證、證書、證券等證明文件上用之。

（五）騎縫章：款式與校對章同，並加「騎縫章」字樣，於公文、附件或契約黏連處用之。

（六）收件章：用橡皮刻製，刻機關全銜並加「收件之章」字樣，並附日期及時間於收受文件時用之。

（七）職名章：以正楷或隸書刻製職稱、姓名。

十三、檔案管理：

（一）經總發編列總號之文件，除性質特殊經校長核准由承辦單位保存者外，均須歸檔。

（二）檔案管理作業過程依下列程序辦理：

（三）歸檔文件之點收，依下列規定辦理。

1.文件不齊、手續不全或登記不符者，應即退請補辦或補送。

2.文件如有污損或字跡模糊不清者，應退請承辦單位補註。

3.附件漏送或未經簽准而抽存者，應退請補送。

4.歸檔文件未填註保存年限及檔號（分類號）者，應退請補註。

5.文件檢查無訛後，應分別於歸檔表及文件上蓋章。

6.隨文附件暨簽條等，應加蓋騎縫章。

（四）檔案之分類及保存年限，編訂「檔案分類暨保存年限基準表」（如附表伍之二之一、伍之二之二）校長核定後實施。

（五）檔案之登記分列如下：

1.「檔案分類總目錄」應以書本或活頁逐案登記循序裝訂之。

2.「目次表」經編入之文件，應循序逐件登記之，並於文件上標示次號，以每一編有收發文號之文件，簽及會簽等附屬文件編為一個目次。

3.「檔案登記卡」置於卷底檔袋內，登記本卷之動態，調出時抽存，歸還後裝入。

4.「檔案封底面」凡新立或增加之案卷，均須加裝封底面。

5.「檔案索引簿」應確實登記檔號。

（六）借調檔案須填寫調案單以一案一單為原則，由調案人填寫年度、收發文號、及來（受）文機關，案由並經業務主管簽章後，送檔案管理單位調取。

（七）檔案借出時，應將所調檔案及調案人服務單位、姓名、借出日期登記於「調案紀錄卡」。

（八）機密檔案文件用機密檔案櫃存放照普通案排列法排列、檔案櫃之標籤框內、放置標籤，註明該櫃內所儲檔案、類別並指定專人負責管理。（機密案件經解密後照普通檔案管理）。

十四、檔案清理：

（一）檔案區分為永久保存、定期保存兩種，就其內容價值確定存廢機準。

（二）檔案除須永久保存者外，定期保存者，其保存年限區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、三年、一年。

（三）檔案之保存年限，應以業務主管單位之審核為基準，並以具體明確之業務項目編訂之，於簽奉機關權責長官核准後實施。

（四）具有參考價值之重要檔案，得視需要輸入電腦或攝製微縮底片保存之。

（五）檔案管理單位依據分類目錄，逐案核對，每年定期清理一次。

（六）已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位，繕造檔案銷燬清冊，送原業務承辦單位審查並派員監燬。

（七）已銷燬之檔案應在相關之目錄上加蓋「○年○月○日奉准銷燬」字樣。

十五、檔案室之設備與保護：

（一）檔案室宜與其他建築物隔離或單獨隔間、地勢宜高亢，排水系統通暢，並盡量裝置鐵門窗，及防盜、防護等設施。室內經常保持乾燥並加強其通風設備。

（二）檔案架、檔案櫃、附件箱…等以鐵質能防潮防蟲者為宜，其他必要之工具及器材力求切合適用。

（三）檔案室內濕度應保持百分之三十度至五十度，如濕度過高得備除濕設備調節之。

（四）檔案室內外應備滅火器具。室內禁止吸煙及使用火爐、電爐與存放易燃物品。

（四）檔案室內嚴禁儲存食物、牆壁四週，應經常檢查。使用殺蟲粉、樟腦劑等放置室內四週，並在檔案室內外適時噴殺蟲劑，以防蟲鼠。

附表（伍之二之一）

朝陽科技大學文書歸檔保存年限基準表

總務處（文書組）

次號	永久保存	定期保存				六個月後 彙燬
		十五年	十年	五年	三年
１	上級機關交辦之政策案件	權責劃分案件	行政訴訟及司法案件	各項臨時憑證	發給各項臨時證照案件之原案	通案或陳復僅表示遵辦而未表明具體辦法之案件
２	上級機關及本校政策性會議議決案	證照及保結	概算及預算審核案件	各項財產租借期限不滿五年之案件	請願案件
３	學校組織設立及調整案件	發給或撤銷各項證書之原案	統計方法及指示案件	收支報表及普通報銷案件	建議案件	交辦或催辦後僅陳報遵辦性之案件
４	本校施政方針、計劃及報告案件	附稿契約及帳據	各項基金之籌募與保管案件	短期借貸款項案件	業務性之會議（報）記錄
５	法規之訂定、修正廢止及有永久保存必要之解釋案件	不動產或鉅值動產之營繕及管理案件	一般稅捐規費之稽徵案件	統計資料之運用案件	管制物資之進出口申請案件	寄贈刊物或表示致謝等案件
６	法人登記及變更案件	各項財產租賃期限在五年以上之案件	社團輔導及管理案件	一般考察及指導報告案件	一般體育活動案件	會計、統計等既無表冊，又未敘重要事由或數字之案件
７	本校人事任免、懲戒、考試及格名冊及考績、退休、撫卹之檢定案件	租稅及債權免付案件	保送出國、考察、留學案件	研究發展案件	一般人事異動業經登記之案件
８	財產之增減及產權之變更案件	其他可供十五年內之參考案件	考續轉送、一般獎懲、考試等案件	徵屬優待及救助案件	差假、考勤、訓練及福利互助案件	機關內部單位間通報或通函性之副本
９	稅（捐）籍及幣制案件		待遇案件	新聞及書刊資料	例行日報、週報等表件	人民團體通常集會之報告、紀錄並無查考必要之案件
10	本校之首長交接案件		一般道路工程及車輛之管理案件

次號	永久保存	定期保存				六個月後 彙燬
		十五年	十年	五年	三年
11	資源調查之基本資料		其他可供十年內之參考案件			賀電、弔電、致敬電文或其他普通交際函電，無保存價值之案件
12	各項鉅大工程之興建案件
13	統計方案及調整案件					求職、請題詞請用印等純屬瑣細事務無保存價值之案件
14	學校及出版事業立案及變更登記案件
15	學籍及畢業證書換發案件					口令、信號、普通函件已辦畢而無查考必要之案件
16	印模
17	其他須供永久查考之案件					其他無考證價值之案件
備 註	一、本表所訂之保存年限，均以文件之主要內容分為主案，其從案應核實縮短其保存年限。 二、各類案件，如有特別法或契約關係等另訂期限者，應從其規定。 三、本表未列舉者，應由各處、館、室、系單位依實際需要自行訂定之。